代理
定時株主総会と取締役会の議事録作成を依頼されたのですが
どのようにしたら良いでしょうか？
ロック
所長代理
まずは会議に出席することになるよね
とりあえずボイスレコーダーは持って行った方がいいですよ
スマホでも良いですか？
ロック
所長代理
かまいませんよ
でもスマホは電話等にも使用することがあるので
それ専用のものがあった方がいいですね
そうですね
確かに電話がかかってくるとやっかいです
ロック
所長代理
オフィスにあるボイスレコーダーを使ってもいいですよ
ありがとうございます
ロック
所長代理
それと開催前にいくつか確認事項があります
招集に問題がないかをまずチェックしてください
招集通知ですか？
ロック
所長代理
会社法299条で
株主総会の日の2週間前
非公開会社は1週間前には
通知を発送することとなっています
これは全員出席すれば特に問題ないですよね
ロック
所長代理
そうです
全員出席が確定していますか
はい
ロック
所長代理
急遽出席できないということもあるので
一応確認してください
それと他には定足数ですね
こちらは定款も確認してください
定足数は定款で変更している場合があるのでしたね
ロック
所長代理
そうです
変更できないものもありますが
役員選任などの条項は
定款で変更している可能性が特に高いです
わかりました
あとは決議の種類ですね
ロック
所長代理
そうです
普通決議なら過半数だし特別決議なら2/3と必要数が違うものがあるので
こちらは先に議案に目を通してください
それと詳しい種類はこちらをみてください
行政書士SUZUKI合同事務所 総会の決議
決議の種類もいくつもあるんですね
それに意外と先にやることがあります
クライアントにこれらの情報をいただけるようすぐに連絡します
ロック
所長代理
そう 意外と大変なんですよ
連絡よろしくお願いします
それと目的によって記載も多少変わることがありますし
作成のときもちょっと気を使います
え 全部同じじゃないんですか？
ロック
所長代理
登記の場合はあまり細かい記述をしなくても大丈夫ですが
利害関係者に見せるためのものだと
それなりに詳述したものが必要ですね
確かに取締役会などは損害賠償責任を問われる場合があるので
賛成や反対もしっかり記載しておくことが必要ですね
いくつかパターンが必要なんですね
ロック
所長代理
はい
また取締役会は決議の種類こそ少ないですが
記載すべきものは株主総会より多いですよ
特別利害関係者として決議に参加できない場合もありますし
その辺も注意しておいた方が良いですね
ありがとうございます
こちらも情報をいただいておきます
ロック
ロックはクライアントに情報を送ってもらえるよう連絡した。
他にも何か訊かれたようだ。
代理
取締役会はどのくらい頻度で開催したらよいかという質問がありました
どう返答したら良いでしょうか
ロック
所長代理
必要に応じて・・・といいたいところですが
通常の会社なら3か月に1回
IPOを目指す又は上場企業の場合は月1回は
最低でも開催してください
わかりました
そのように伝えます
ロック
