株式会社の運営をしているとき、最低でも年1回の株主総会（通常総会）が開催されます。
一定規模の企業ともなれば、取締役会も設置されて、年数回の取締役会も開催されます。
では議事録は作成しているでしょうか。
私の知る限り、上場企業や上場準備企業（N-2期以降）を除けば、ほとんどの企業が議事録を作成していません。
もちろん役員選任（重任）登記のために、専門家にそれ用のものを作成してもらうことはあるでしょう。
しかし、それ以外のものはまず見ません。
そのため、それが整備されている企業は、よほど法務がしっかりしているのだという印象を持ちます。
必要かそうでないか、というと、会社法に規定されているので必須です。
本店は10年、支店は5年設置義務があり、株主等が閲覧できるようにしないといけません。
上場企業や上場準備企業は、それ以外にも株主総会等の開催通知なども保管します。
例えば、公開会社（株式の譲渡制限がない会社）では、株主総会の日の2週間前までに発送する必要があり、法令遵守を確認するために保管するわけです。
多くの企業のトップの方は、おそらくそれを知らないことが多いのだと思います。
町の一般的な会社であればそれで済むかもしれませんが、上場企業やそれを目指すベンチャー企業などは、早いうちから議事録を作成されることをお勧めします。
余談ですが、外部の専門家に作成を依頼する場合、議事録作成は行政書士、登記は司法書士がベターです。
上場を目指される企業は、特にこの辺も気にしてください。
内部で作成できればそれに越したことはないです。
